Como começar a aplicar um mapeamento de processos na sua empresa

Entenda um pouco mais sobre como identificar gargalos, prever recursos e estruturar funções.

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by: Taja Beatriz

O mapeamento de processos trata-se de uma ferramenta bastante útil para padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio de uma empresa, revelando assim a sequência lógica das atividades que compõem um processo e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho. 

 

Além disso, o mapeamento de processos é uma ótima opção para transformar ou reconfigurar processos ainda não existentes, permitindo o aprofundamento e análise de viabilidade de futuras  mudanças.

 

 

Afinal, quais os propósitos em mapear os seus processos?

 

Identificar gargalos

 

Em algum momento, a produtividade em seus processos teve uma queda, podendo ela ser leve ou mais perceptível, correto? Mas o que causa essa baixa?

 

Esses causadores são os gargalos da produção, pontos dentro de um sistema que limitam a capacidade final de produção, ou seja, redutores do índice de produtividade. Portanto, se refere a algum ponto do processo que não flui bem e, consequentemente, atrapalha o andamento do restante do trabalho. 

 

Com o mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e, posteriormente, remodelar o processo, seja através de planos de ação ou apenas de pequenas modificações, para que ele atinja um nível de performance superior.

 

Prever recursos

 

O planejamento de recursos é importante tanto para quem está abrindo o negócio quanto para quem está querendo aperfeiçoar o empreendimento. Vale destacar que esse planejamento não elimina os riscos, mas evita que erros sejam cometidos pela falta de análise, diminuindo as incertezas do seu negócio.

 

Com um detalhamento maior do processo fica mais fácil controlar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que o processo consiga cumprir seu objetivo. 

 

Dessa forma, você garante que não faltará insumo dentro da cadeia produtiva do processo. Os recursos podem ser maquinários, componentes da produção, novas instalações  e até mesmo os próprios profissionais.

 

Estruturar funções e papéis

 

O mapeamento de processos não estrutura apenas as atividades que precisam ser executadas. Ele também traz uma relação das pessoas que fazem parte do processo, seja como responsável ou participante e, consequentemente, diz bastante a respeito sobre a produtividade das mesmas.

 

Assim, as funções e responsabilidades dentro do processo ficam mais claros, trazendo transparência ao respectivo, o que é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho impacta no trabalho das demais pessoas.

 

Estimar custos

 

Todo processo gera um custo: isso é fato. O mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas do processo, garantindo que não haja um desequilíbrio no custo-benefício. Afinal, sabemos que existem processos tão caros que não compensam ser executados.

 

Cabe aos gerenciadores verificar quanto será gasto com a execução de cada parte do processo e, caso a conta não feche, trabalhar em melhorias para otimizá-lo. 

 

E nada mais fundamental para estimar os custos gerais, do que conhecer os suas próprias despesas de produção, que contabilizem de forma mais exata possível qual é o verdadeiro custo de produção de suas mercadorias, sendo assim, é aconselhável o investimento em alternativas de precificação, através de fichas técnicas para o seus produtos, por exemplo.

 

Analisar o desempenho do processo

 

O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo, uma vez que possibilita a padronização das atividades. Nesse sentido, se cada um executar o processo do seu jeito, os indicadores irão sofrer distorções e não refletirão a realidade. Logo, comparações com meses anteriores seriam equivocadas.

 

Como começar a aplicar um mapeamento de processos na sua empresa?

 

Defina quais processos serão mapeados

 

O primeiro passo para mapear processos é definir uma prioridade nos processos que precisam ser mapeados. Dependendo da sua realidade e do seu porte empresarial, não vale a pena mapear todos os processos de uma vez só, afinal, essa prática demanda tempo, recursos e energia. Inicialmente, o ideal é focar nos processos cujo você acredita que geram mais gargalos e que vão trazer mais resultados a curto prazo assim que otimizados.

 

Na hora de escolher entre um processo e outro é válido se perguntar:

1. Por que eu preciso mapear esse processo?

2. Qual a criticidade desse processo?

3. Quais as variáveis envolvidas nesse processo?

4. Esse processo precisa atender a normas e regulações? Se sim, quais?

5. Qual o objetivo do mapeamento desse processo? (documentação, otimização, padronização, transformação)

6. Qual o nível de detalhamento mais adequado para esse processo? (DICA: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível de detalhamento)

 

  E para definir por onde começar, torna-se bastante válido contar com algumas ferramentas de qualidade para auxiliar na priorização de processos, como a Matriz GUT. Essa matriz utiliza os critérios de gravidade, urgência e tendência para classificar os processos por ordem de importância.

 

 

 

Monte um mapa de processo para o processo escolhido

 

   Um mapa de processo é a representação gráfica, isto é, o desenho da sequência de atividades que compõe um processo. Ele mostra informações de entrada (insumos), processamento (atividades) e saída do processo (produtos e resultados). 

 

   E para isso, é bastante indicada a Notação BPMN, cuja é formada por ícones que servem para desenhar o fluxo do processo. Ou seja, retratam a forma como o seu processo funciona, facilitando o entendimento e o dimensionamento do processo por completo.

 

Na hora de construir o mapa do processo não esqueça de envolver as pessoas em uma construção colaborativa, saiba que quem mais conhece as particularidades de um processo é aquele que vivencia o processo, ou seja, o time operacional. Por isso, é importante envolver o máximo de colaboradores possível e fazer um mapeamento colaborativo, que proporcione a troca de experiência entre as pessoas.

 

Essa iniciativa ajudará a desenvolver um sentimento de empatia entre os colaboradores, que passarão a compreender melhor o seu papel dentro da empresa, além de entender como o desenvolvimento do seu trabalho é importante no cotidiano profissional de seus colegas e no resultado do processo. Se for feito dessa forma, o mapeamento vai ser mais assertivo e mais próximo da realidade.

 

Quais as Vantagens de um mapeamento de processos?

   

Padronização do trabalho

 

A padronização é a implantação de normas técnicas para maximizar a compatibilidade, reprodutibilidade, segurança e eficiência das atividades do processo produtivo. Vale salientar que processo só atinge o patamar de padronização quando as pessoas possuem amplo conhecimento do que deve ser feito e como deve ser feito. 

 

Quando os processos não são mapeados, dificilmente a empresa consegue atingir um nível de destaque no mercado tão considerável. E por que padronizar é interessante ao negócio? Para que todos sigam um padrão na hora de realizar as tarefas. Isso facilita a continuidade das atividades, além de evitar inconsistências em seus resultados, fortalecendo ainda mais a marca do seu empreendimento.

 

Maior controle

 

   Como o mapeamento de processos proporciona visibilidade e padronização, isso se reflete no aumento do controle sobre o processo. O controle das atividades dá aos gestores uma maior previsibilidade dos resultados e torna o acompanhamento mais simples, evitando surpresas no final do mês e dando espaço para a implementação de melhorias mais sofisticadas.

 

E então? Gostou desse conteúdo? Ficou curioso para entender um pouco mais sobre como otimizar os processos do seu negócio, ou de simplesmente contratar alguém que te auxilie a realizar o melhor mapeamento de processos do seu setor produtivo?

 

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