Entenda como a padronização de processos pode alavancar sua produtividade:

Compreenda a necessidade de padronizar processos para a garantia de um padrão de qualidade.

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by: Laura Caroliny

Na medida que o tempo passa, torna-se cada vez mais necessário ter um processo bem estruturado para garantir a continuidade dos negócios. Uma vez que, Com o aumento da complexidade de um processo, mais difícil será controlar toda produção e entender detalhadamente suas etapas. 

 

Partindo desse pressuposto, você entende a importância da padronização de processos no seu negócio?

 

 

Padronizar é importante para organizar e formalizar processos, a fim de que se mantenha um padrão de qualidade a ser seguido por todos os colaboradores da empresa; seja na produção, no atendimento, na resolução de problemas, etc. Principalmente quando os processos de uma empresa são executados por vários funcionários, é essencial que todos saibam o que é esperado de cada um deles nas etapas do processo e o impacto que eles causam ao realizarem seu trabalho, para que realmente entendam todo o processo, além de gerar uma motivação para que realizam seu trabalho com mais entusiasmo. 

 

Vale ressaltar, que muitas vezes o que atrai o cliente é exatamente a padronização, até mesmo do atendimento, que acaba ficando mais fácil e prático caso seja padronizado. Uma vez que não adianta ter um ótimo produto para oferecer ao cliente, mas não ter um atendimento satisfatório para o mesmo. Por exemplo, é normal que alguns clientes deem críticas de algum processo realizado vez ou outra, e esse feedback é muito importante para que sua empresa cresça cada vez mais. 

 

Dessa forma, é imprescindível que os funcionários estejam preparados para lidar com essas reclamações, por meio de um atendimento padronizado (não robótico) e assim possuam uma orientação do que deve ser feito em cada situação, não gastando muito do seu tempo, a fim de que não atrapalhe sua rotina de trabalho. 

 

Já no que se refere ao produto, a padronização é mais importante ainda!  

                                                 Padrões de qualidade para o seu empreendimento

 

Já imaginou frequentar um restaurante todos os dias pedindo o mesmo prato, mas ele sempre vir com o gosto ou aparência diferente? 

 

É por isso que a padronização é muito importante, até mesmo para fidelizar os clientes. Pois se você vai em um restaurante todos os dias, você está esperando por um padrão de qualidade que conhece e gosta, mas se esse padrão não existe, você simplesmente não volta mais no lugar. 

 

Além disso, essa padronização evita que o cliente pague mais caro em um dia que o prato veio com menos comida, por exemplo, e também que o dono do estabelecimento perca por ter mais do que deveria. Ninguém quer sair perdendo, não é? Com a padronização, esses pratos seriam entregues todos os dias com o mesmo padrão de qualidade. 

 

Ademais, ainda há uma independência muito maior em relação a alguém que outrora poderia ter sido responsável pela maior parte da produção, pois com a padronização, qualquer funcionário poderá substituir e executar a mesma tarefa com precisão, fazendo com que o resultado esperado seja sempre alcançado. 

 

Tendo isso em vista, quanto mais complexos os processos, mais pessoas são necessárias para executá-los, com isso, maior a dificuldade de controlar todas as etapas. Por esse motivo, a maioria das grandes empresas conta com serviços padronizados para melhorarem sua eficiência e, ao mesmo tempo, aumentarem seus lucros.

 

A padronização de processos prevê a melhor forma para cumprir uma sequência de atividades, possibilitando assim uma maior produtividade, conciliando maior velocidade nos processos e ao mesmo tempo, maximizando a qualidade da entrega final. 

 

Você conhece os pontos de melhoria de todos os seus processos?

 

Com um devido nível de padronização, o gestor consegue facilmente monitorar todas as áreas, desde a produção até a venda. Facilitando assim, o reconhecimento de possíveis falhas ou falta de desempenho em alguma etapa de produção, aplicando mudanças para melhoria dos processos e do resultado final.

 

Além de aumentar a produtividade, a padronização dos processos faz com que os recursos sejam usados de maneira correta, com as mais eficientes decisões sobre investimentos e levando em consideração os desperdícios, pois quando não há o controle de cada etapa, não é possível ter noção dos gastos e também das perdas em cada uma delas.

 

Se não há o detalhamento de cada etapa de produção, é impossível saber onde a sua empresa está perdendo e o porquê está perdendo, uma vez que não há como resolver um problema que não se sabe a causa. 

 

Caso o seu negócio esteja com lucros cada vez mais baixos ou indefinidos, a padronização dos processos te ajudará a entender onde sua empresa está perdendo, em qual etapa do processo há mais gargalos e o que deve ser aprimorado no seu negócio para que ele cresça cada vez mais.

 

Fazer essa padronização não significa engessar a produção, e sim torná-la mais simples e eficiente, garantindo alguns benefícios, dentre eles: 

 

    - Tarefas realizadas de maneira mais consistente;

    - Um caminho definido para a execução das atividades;

    - Diminuição da possibilidade de falhas e perdas na produção;

    - Maior facilidade na resolução de problemas; 

    - Melhor comunicação entre os membros;

    - Entregas de alta qualidade. 

 

Já sentiu dificuldade ou trabalho excessivo para treinar novos funcionários?

 

Saiba que documentar essa padronização  realizada facilita a contratação e capacitação de novos colaboradores, que recém inseridos podem executar a mesma tarefa que outros funcionários, e caso tenham dúvidas, podem consultar o documento escrito.

 

É com a padronização dos processos que grandes empresas, mesmo com alta demanda, conseguem manter um padrão de entrega, pois todos sabem exatamente o que precisa ser entregue, algo que facilita a comunicação entre todos os membros da empresa e garante a qualidade do que precisa ser entregue. 


 

Padronização é sinônimo de melhoria:

                                           Projeto de melhoria contínua para empresa: como fazer ????

 

Resumidamente, com a uniformização de processos sua empresa está sujeita a melhorias contínuas que ao longo do tempo trarão grandes resultados, e, consequentemente, farão com que o seu negócio cresça cada vez mais. 

 

Infelizmente, alguns gestores só percebem a real necessidade da padronização quando começam a surgir complicações ou quando não acham outra saída, pois esses problemas tendem a aparecer uma hora, levando em consideração que, se não existem métodos a serem seguidos, é compreensível que se perca o controle. Então, se o seu objetivo é expandir sua organização, seus processos devem ser padronizados o quanto antes!

 

Tenha a certeza de que o seu negócio agrada os clientes pela forma como é feito ou por alguma característica que não pode ser perdida, a originalidade da sua empresa depende disso, por esse motivo, é impensável que os processos de produção ocorram de qualquer forma. 

 

Sendo assim, é necessário que a padronização de processos seja feita com prontidão, pois é assim que a identidade da sua marca será mantida. Ou seja, uniformizar  processos significa ter maior repetibilidade de bons resultados, contribuindo para que as empresas alcancem suas metas mais rápido.

 

Em suma, a padronização de processos pode ser a chave para muitas inconsistências encontradas em um negócio, algumas que podem até ser consideradas insignificantes, mas que ao fim da produção, seus reflexos podem ser claramente percebidos. Sendo também fundamental para entender e acompanhar lucros, tendo noção do crescimento real do negócio, preparando-se para adaptações à medida que a empresa cresce, buscando sempre melhorias.

 

E então? Gostou desse conteúdo? Ficou curioso para entender um pouco mais sobre como padronizar os processos do seu negócio, ou simplesmente contratar alguém que te auxilie a realizar o melhor mapeamento de processos do seu setor produtivo?

 

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