Dicas para uma rotina de produção mais padronizada

Todas as empresas necessitam de uma rotina de produção padronizada.

Você saberia dizer o porquê dessa afirmação está correta? 

Continue a ler esse artigo e você saberá exatamente o porquê de a rotina de produção ser imprescindível no seu negócio e algumas dicas de como torná-la mais padronizada.

Antes de responder à pergunta anterior, vamos entender um pouco do que é a rotina dos processos?  

A rotina dos processos é a estruturação e organização dos fluxos de trabalho com o intuito de aumentar a produtividade dos funcionários e empresa como um todo.

Essa rotina pode ser desenvolvida de diversas maneiras, porém quando ela não segue processos padronizados, a sua tendência é gerar possíveis problemas que possam afetar o desempenho do estabelecimento.

Como: 

• Perda de Produtividade 
• Perda de Qualidade nos produtos 
• Dificuldade da realização das tarefas 
• Perda de Dinheiro 
• Entre outras 

Dessa forma, temos a gestão de rotina que aborda o conjunto de ações e verificações contínuas para que as rotinas sejam desenvolvidas adequadamente pelos colaboradores. 

A finalidade do gerenciamento de rotina trabalho é otimizar as rotinas já estabelecidas e melhorar os resultados operacionais, pois, a otimização da performance dos processos pode gerar novas oportunidades para você. 

A padronização da rotina pode melhorar diversos aspectos da sua produção e facilitar planos futuros. Segue alguns pontos que podem ser melhorados. 

• Aumenta a produtividade 
• Diminui gastos de tempos 
• Elimina retrabalhos 
• Otimiza custos 
• Aumenta a qualidade dos processos 
• Entre outros 

Entretanto, como fazer para que as minhas rotinas fiquem mais padronizadas? Ficou curioso? 

Segue aqui algumas dicas para tornar a sua rotina de produção mais padronizada.

 

Realize o mapeamento dos processos 

 

O mapeamento de processos é essencial para compreensão dos processos executados pelo seu negócio, com isso, você saberá exatamente tudo que ocorre na sua produção, os seus pontos positivos, negativos e terá informações para desenvolver os planos de ação 

Portanto, realize o mapeamento de todos os seus processos, principalmente, todas as atividades dos funcionários e o que está sendo realizado durante todo o tempo. Se possível, cronometre o tempo, será um dado importante para verificar a eficiência da produção. 

 

Realize a padronização dos processos

 

Com todos os processos mapeados, aplique a gestão de rotina que envolve uma série de ações e verificações cotidianas para que os funcionários consigam desenvolver corretamente as suas atividades e os novos processos padronizados.

É de suma importância que todos os processos estejam no mesmo padrão para manter a confiança e coesão dos processos nos momentos da execução.

A padronização dos processos impactará de modo benéfico no trabalho dos funcionários, pois diminuirá seu tempo de execução, aumentará a confiança deles, as atividades serão conhecidas por vários colaboradores e se tornará uma atividade rotineira da equipe, e não, apenas, de um funcionário.  Gerando um engajamento e senso de equipe maior na empresa. 

 

Monitore o desempenho da rotina 

 

Depois de aplicar toda a padronização de processos, o grande diferencial para que funcione adequadamente é realizar o monitoramento dessas atividades, uma vez que, no início, será mais difícil para os funcionários e a organização em geral se adaptar às mudanças propostas. 

Portanto, o controle de tarefas e a cobrança sobre a execução de todos os procedimentos previstos é essencial para evitar que os processos retornem a serem executados da maneira anterior à padronização. 

Além disso, o monitoramento também serve para verificar problemas e ineficiências na padronização dos processos, assim, possibilitando a sua correção e melhoria contínua. 

Para realizar esse monitoramento, utilize checklists, planilhas, tabelas ou outros recursos para acompanhar de perto o andamento dessas atividades. 

Divida a rotina por prioridades 

 

A divisão de rotinas é a melhor forma de melhorar a gestão de rotina e permitir a otimização do fluxo de trabalho dos funcionários, tal qual, deve ser estruturada a partir de critérios claros e específicos de acordo com os objetivos da empresa. 

Essa divisão pode ser feita de diversas maneiras, mas é interessante estruturar as prioridades a partir das seguintes classificações: Prioridade, Prazo de entrega, grau de impacto de funcionamento da empresa, nível de dificuldade e necessidade de colaboração de outros profissionais. 

A estruturação de uma rotina dividida por prioridades facilitará o desenvolvimento das atividades e a priorização de metas essenciais para a empresa, facilitando a entrega de resultados pelos colaboradores. 

Delegue Tarefas

 

Dentro da gestão de rotina, a execução das atividades de acordo com os períodos atribuídos é de suma importância, logo, hábitos de centralização de poder/atividades devem ser desfeitos, uma vez que a delegação de tarefas aumenta a eficiência e o cumprimento dos prazos. 

Dessa forma, a delegação de rotina para os colaboradores é importante, porém, deve-se basear em dois critérios: prioridade dos procedimentos e capacidade dos profissionais. 

A prioridade dos procedimentos deve ser estruturada a partir da rotina por prioridade definida anteriormente, na qual, as primeiras tarefas a serem repassadas não precisam de tanta atenção especial e podem ser realizadas facilmente por outra pessoa. 

A capacidade dos profissionais deve ser avaliada antes de entregar a função, pois, mesmo sendo uma atividade fácil, se o colaborador não estiver capacitado, será uma atividade com alta chance de erros e problemas. 

 

Busque formas para auxiliar sua gestão de rotina 

 

A adoção da gestão de rotina é um processo demorado e leva tempo para toda a empresa adaptar-se às novas mudanças, já que ocorre a quebra de costumes e uma estrutura já desenvolvida anteriormente. 

Nesta perspectiva, artifícios que facilitem a aplicação dos novos processos e motivem os funcionários são muito bem-vindas, porque podem facilitar a implantação de medidas que otimizem o fluxo de trabalho e promovam a adoção de hábitos e a disciplina na empresa. 

Alguns exemplos que podem auxiliar a gestão de rotina. 

• Uso de planilhas, agenda ou notas. 
• Uso de ferramentas organizacionais virtuais (Trello, Notas, Google Agenda…)
• A aplicação de um sistema de recompensa.

 

Agora que você já sabe os motivos de a gestão de rotina ser imprescindível para o seu estabelecimento e como aplicá-la.

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